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会务礼仪基本知识

 

        请你回顾一下自己的工作状态,除了在自己工位上的时间、电话沟通的时间会多一些,还有哪种沟通方式多一些这就是会议沟通。下面我们就来谈在会议当中应该注意哪些礼仪。
 
        按参会人员来分类,会议基本上可以简单地分成公司外部会议和公司内部会议。公司外部会议,可以分成产品发布会、研讨会、座谈会等。
 
        内部会议包括定期的工作周例会、月例会、年终的总结会、表彰会,以及计划会等等。
 
        我们以外部会议为例,讲一讲商务礼仪中需要关注的一些细节。我们将会议分成会议前、会议中、会议后。
 



会议前
 
        在会议前的准备工作中,我们需要注意以下这几方面:
 
·WHEN-会议开始时间、持续时间
 
 ·WHERE-会议地点确认
 
·WHO-会议出席人
 
 ·WHAT-会议议题 
 
·OTHERS-接送服务、会议设备及资料、公司纪念品等



 
 ·WHEN-时间,你要告诉所有的参会人员,会议开始的时间和要进行多长时间。这样能够让参加会议的人员很好地安排自己的工作。
 
 ·WHERE-地点,是指会议在什么地点进行,要注意会议室的布局是不是适合这个会议的进行。
 
 ·WHO-人物,以外部客户参加的公司外部会议为例,会议有哪些人物来参加,公司这边谁来出席,是不是已经请到了适合外部的嘉宾来出席这个会议。
 
 ·WHAT-会议的议题,就是要讨论哪些问题。
 
 ·OTHERS-会议物品的准备,就是根据这次会议的类型、目的,需要哪些物品。比如纸、笔、笔记本、投影仪等等是不是需要用咖啡、小点心等。


 



会议中 
 
在会议进行当中,我们需要注意以下这几方面:


 
(1)会议主持人

        主持会议要注意·介绍参会人员·控制会议进程·避免跑题或议而不决·控制会议时间


 
 (2)会议座次的安排
 
        一般情况下,会议座次的安排分成两类:方桌会议和圆桌会议。
 
        一般情况下会议室中是长方形的桌子,包括椭圆形,就是所谓的方桌会议,方桌可以体现主次。
 
        在方桌会议中,特别要注意座次的安排。如果只有一位领导,那么他一般坐在这个长方形的短边的这边,或者是比较靠里的位置。就是说以会议室的门为基准点,在里侧是主宾的位置。如果是由主客双方来参加的会议,一般分两侧来就坐,主人坐在会议桌的右边,而客人坐在会议桌的左边。
 
        还有一种是为了尽量避免这种主次的安排,而以圆形桌为布局,就是圆桌会议。在圆桌会议中,则可以不用拘泥这么多的礼节,主要记住以门作为基准点,比较靠里面的位置是比较主要的座位,就可以了。 


 


会议后 
 
        在会议完毕之后,我们应该注意以下细节,才能够体现出良好的商务礼仪。主要包括: 
 
·会谈要形成文字结果,哪怕没有文字结果,也要形成阶段性的决议,落实到纸面上,还应该有专人负责相关事物的跟进;
 
·赠送公司的纪念品;
 
·参观,如参观公司,或厂房等。
 
·如果必要,合影留念。



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